材料设备的成本占工程投资额的比例最大,在总承包项目中,这部分成本已占到工程总投资额50%以上,而材料设备采购前期询价工作既能为发包方控制投资成本和编制招标控制价提供基础数据,也能为承包方测算投标报价和作出投标决策奠定基础,对提高采购质量、效率、节省资金至关重要。本文介绍了材料设备采购前期询价准备、询价实施和结果处理三方面工作,对项目采购前期市场询价与管理具有借鉴意义。
一、引言
成本控制贯穿于企业项目执行全过程,做好材料设备采购前期询价与分析工作能使采购人员对采购标的做到心中有数,为其作出采购决策提供依据,为企业节省采购成本,确保采购标的物有所值;也为后续执行合同过程中根据实际需要调整采购计划提供便利,使采购工作游刃有余。此外,采购人员可以依托不断积累的采购价格信息建立起数据库,实现信息共享,进一步提高企业后续采购工作的整体效率。
二、询价准备工作
(一)制定询价工作计划
一份完善的询价工作计划通常包括但不限于如下几个方面。
1.明确人员安排
明确询价小组成员和职责分工,确保所涉专业均有专人负责,提高工作效率,避免扯皮。
2.明确时间安排
询价工作时间安排通常根据后续采购工作计划结合拟建项目实际需要设置。对于特殊情况下的紧急采购,应根据采购工作周期、供货周期、安装周期等关键时间节点倒推询价工作时间节点,以满足时效性要求。
3.明确协调机制
询价往往涉及大量的内部和外部沟通工作,应根据时间情况设置总牵头人及各专业负责人,实时跟踪工作进度,对询价实施期间的澄清或问题进行答复,对询价结果进行汇总处理。
4.明确资源保障
此处的资源不仅包括物质资源,如需要借助外部数据库或第三方平台查询相关信息,还包括人力资源,如为保证工作的时效性,有时需公司其他部门或外部资源的协助,这就需要制定可行的资源保障计划,进一步提高工作效率。
(二)编制询价文件
询价文件的质量直接关系到询价结果的准确性和有效性。作为采购工作人员,不管是一些小的零部件或零星材料采购,还是一个大的工程项目批量采购,在编制采购前期询价文件时都应该给予足够重视。下面根据以往工作经验,对询价文件核心内容进行梳理。
1.准确界定询价范围
这里所说的询价范围,除了最基本的材料设备的规格型号和数量,还应根据工程实际需求进行合理界定,并要求供应商在其报价文件中进行响应,举例如下:
(1)供应商报价是工厂交货价还是到场入库价格;
(2)报价是否含税及相应的税率;
(3)是否需要供应商提供备品备件及数量要求;
(4)是否需要供应商负责现场存储、保管、安装和调试等工作;
(5)是否需要深化设计及相关服务;
(6)采购需求范围内需要列明的其他工作。
在明确上述范围的基础上拟定询价文件,确保采购内容不重不漏。
2.明确建设地点和工期要求
询价文件中列明的建设地点和计划工期,直接影响供应商的供货成本及交货期,进而影响其报价,这两点在询价文件中必须明确。
3.明确报价有效期
市场价格瞬息万变,尤其对价格波动较大的设备或采购询价,应要求供应商在报价时注明有效期,超过有效期,就应该重新组织询价工作,才能确保询价结果的有效性。
4.明确支付条款
支付条款是合同文件的核心条款,应根据工程资金到位情况、后续实际采购进度要求,在预防和控制采购风险的基础上进行相应设置,如设置预付款、到货款、调试验收款等分期付款节点或者为控制采购风险设置预付款保函、履约保函、质保金保函等符合国家法律法规要求的保函等。通常供应商也会把分期结算的利息、开立保函的费用等计入报价中,所以支付条款也应在询价文件中列明。
5.明确质保期和售后服务要求
质保期和售后服务是供应商履约的潜在成本,与供应商报价成正向关系。通常,质保期内出现归属于供应商责任的质量问题,应无条件更换或维修。采购人要求的质保期越长,质保期内出现设备质量问题的概率会越高,供应商需要投入的设备和人力成本就越高。此外,对某些信息化或软件类设备采购,一般要求供应商提供培训服务,这些成本也会影响供应商的报价。
6.明确质量标准
质量标准是采购人对材料设备品质方面的具体要求,也是后期供应商履约时对材料设备进行验收的依据,通常约定应满足国家及行业现行标准。
7.明确联络方式
通常在询价文件末尾列明询价人的联系方式,如电话、邮箱、传真等,作为收发文件、处理澄清问题等事宜的渠道。
三、询价实施
(一)确定询价方式
现代信息技术的高速发展,大幅度降低了我们获取信息的成本,目前比较常用的询价方式如下。
1.电话咨询
对于采购频次较高、规格型号单一且需求紧急的材料设备,比较适用电话咨询方式。因为这种情况下,采购人员通常对采购标的比较熟悉,很容易确定询价范围和拟询价供应商,用时短、成本低,但也存在缺乏文件记录等问题。
2.网络查询
对于已形成价格信息规范化网站的行业,可以选择网络询价方式,如造价员常用的一些询价网站(广材网、慧讯网、询价无忧网、造价通、我的钢铁网)或者阿里巴巴、淘宝等,方便快捷,而且可以截取询价过程记录;但这种方式要求采购人员对材料设备的品牌档次有一定的了解,才能针对性地锁定询价对象。这种方法也可以作为其他询价方式的补充,即通过网上检索进一步验证询价结果的准确性。
3.电子邮件询价
电子邮件基于信息传递的准确性、时效性、保密性、成本低等方面的诸多优势,在全球范围内被广泛运用,也是采购人员应用频率最高的一种询价方式,这种方式实施询价的前提也是要确定好拟询价对象。
4.实地考察
对只有少数供应商能供应的特殊材料设备,如行业垄断或项目地点偏远导致可选供应商较少,或者已事先锁定重点询价对象的情况下,可以通过实地考察方式进行询价。除能取得比较准确的价格信息外,还能对供应商的生产能力、规模、人员、业绩情况等进行全面的了解,为后续选择供应商提供基础数据,有助于预防供应商履约风险,但这种方式应用面窄且成本较高。
实际工作中应结合各种方式的特点和采购需要灵活运用各种询价方式,以提高询价工作的效率。
(二)确定询价对象
不管运用何种采购方式,都需要事先确定询价对象,以下分两种情况进行讨论。
一种情况是,某些企业已有完善的供应链平台,且拟采购材料设备为多次重复的采购项目,在满足采购需求的前提下,采购人员通常可以选择与本企业长期合作且履约较好的供应商作为询价对象,或者选择时效性和准确性较高且比较成熟的行业平台进行询价。
另一种情况是,企业未建立成熟的供应链平台或供应商库,或者采购人员不熟悉的全新的采购标的,也没有现成的行业平台可供选择,如何确定询价对象往往具有一定的挑战性。笔者根据实际工作经验总结如下:
第一步,需要了解拟采购标的物的核心参数/要求及影响报价单的核心因素,这通常建立在咨询技术人员、网络查询和技术交流的基础上。
第二步,需要了解采购标的所在行业的市场规模及供求情况、行业内供应商分布及现状。一般通过网络查询和电话交流等渠道进行宏观的了解。对于网络查询方式,可重点关注拟采购标的所在行业的专门性网站(如行业协会)或者检索权威机构出具的行业调研报告等。
第三步,需要了解重点供应商情况,可通过供应商公司网站、第三方软件(国家企业信用信息公示系统、建设通、爱企查等)、实地考察等多种方式了解供应商的资质、业绩、信用、品牌档次等具体信息。
第四步,在完成上述三步的基础上,结合实际采购需要确定询价对象。
(三)实施询价
1.初步询价
本阶段工作不只是机械的询价,还应收集与供应商沟通中的有效信息,如其对技术要求的疑问、对交货期和支付条款的诉求、对合同执行实操层面的建议等,在此基础上适当调整后续采购文件内容,提高其合理性和可行性。
2.二次询价
二次询价工作不是必须进行的,如通过询价结果汇总发现某些供应商的报价偏离平均值的幅度较大,在时间允许的情况下,可进行本项工作,就技术参数、规格型号、产品档次等影响报价的核心要素与供应商进行澄清和复核,提高询价结果的准确性。
四、询价结果处理
(一)汇总询价结果
对所有询价结果进行汇总,并逐项核对各项内容是否完全满足询价文件的要求,如材料设备的名称、规格型号、数量、报价范围、交货期、质量标准等,如不满足,需要进行上一条所说的二次报价。这里需要说明的是,汇总表的设计应满足后续价格分析的需要,可根据需要生成条形图或饼状图,为下一步分析工作打好基础。
(二)对询价结果进行分析
询价结果分析是整个询价工作的核心环节之一,需对上一步汇总表的各项信息从不同维度进行分析,常用方法如下。
1.对比分析法
运用对比分析法,可以进行横向对比和纵向对比。
(1)横向对比法。适用于同时期询价结果的对比。既可以对比各供应商的报价偏离程度,也可以从工期、质保期、对支付条款的响应程度等方面进行比较。
(2)纵向对比法。适用于不同时期相同询价范围内的询价结果对比。如对近三年的询价结果进行对比,分析价格变动情况。与确定询价对象阶段检索到的相关市场信息数据进行比较,进一步验证本次询价结果的准确性。
2.价格分解法
询价结果分析工作应该是循序渐进的,对总报价偏离平均值较多的询价结果,适用于价格分解法,确定是整体报价偏离较多,还是某类设备报价偏离较多,再进一步寻找具体原因。
3.成本分析法
材料设备不同于服务,其成本一般可分解为采购成本、生产成本、人工成本、管理费等,通过对成本分解,可以初步估算供应商的底价,进而测算供应商的利润空间,为确定采购控制价提供基础。
4.品牌价值分析法
品牌档次也是影响供应商报价的重要因素之一,品牌价值往往凝聚了供应商产品品质、供应能力、市场地位、业绩能力、信誉等多方面的优势。通过询价准备工作期间的初步调研,会发现各行业的供应商可被划分为几个档次,结合前面的询价结果,可以为后续实际采购阶段确定产品档次或拟合作供应商范围提供依据。
(三)形成询价工作结论
询价分析工作的最终成果,即形成询价结论,能直截了当地回答本次询价范围、材料设备品牌档次、不同档次的报价分布情况、供应商利润空间等决策者关心的问题,为后续采购工作划定材料设备的品牌或档次、优化采购文件条款(支付条款、质保期、售后服务要求等)、确定预算金额或控制价提供依据。
(四)编制询价工作报告
在完成上述各阶段工作的基础上,需要编制一份完整的询价工作报告,对从询价工作计划到形成结论的整个过程进行客观的陈述,为决策者提供一份满意的答卷。
(五)构建采购信息数据库
从采购管理的角度看,询价工作只是整个采购工作中的一小步,但其成果却很珍贵。如果能将各类材料设备询价所积累的信息集成到数据库中,并随着后续工作实施不断进行更新和迭代,可以为后续采购工作提供强有力的数据支撑,通过信息共享可以极大提高整个企业采购工作的效率。
五、结语
做好材料设备询价采购工作的优化管理是一项重要的工作,本文所述的各阶段工作要点、工作方法、分析方法均是基于实际工作经验的总结和提炼,为采购前期询价工作的开展提供思路和借鉴。作为采购人员,采购管理理念也须与时俱进,不断细化和完善日常询价工作流程,为企业高效采购和构建采购信息数据库服务。
作者:赵倩 郝红红
作者单位:中水北方勘测设计研究有限责任公司
来源:《招标采购管理》2024年第4期