编者按：

      酒店行业发展迅速，规模越来越大，做好酒店采购管理成为影响采购质量、保证酒店品质的重要因素，也是规范国有资金使用、防止采购贪腐的重要途径。本文以南京市某酒店为例，分析如何通过引入招标投标及政府采购中常用的采购方式高质量完成酒店采购管理。

      国家统计局近十年（2012—2021年）数据显示，住宿业企业数量逐年增长，酒店行业发展达到新高度。酒店集住宿、餐饮、娱乐、购物等功能于一体，采购具有种类多、专业性强等特点，并且，该行业不乏国有资金投入。在此背景下，如何做好酒店采购管理成为越来越多人关注的重点。

      一、某酒店招标采购中存在的问题

       南京市某酒店项目有国有资金投入。酒店筹备期聘请第三方咨询单位参与物资采购工作，协助酒店方做好质量控制及成本控制。筹备期前经多方共同商讨，确定以下招标采购原则：一是分别组成采购、询价、文件编制工作小组。采购小组提前做好市场调研，制定采购计划，明确采购内容及数量；咨询单位负责向三家不同单位询价，与询价小组共同定价；文件编制小组根据项目实际情况，依据相关法律法规编制采购文件及清单。二是确定审批流程，保证流程清晰、审批规范。三是引入公开招标、邀请招标、询价三种方式，根据项目类型、项目性质、标的额选择合适的采购方式。

     上述招标采购措施在实施过程中效果不佳，分析主要问题出现在以下几方面：一是需求与计划偏差大。由于筹备期没有实际经营数据借鉴，数量或产品偏差大，造成临时采购、积压库存、后期协调工作量大。二是控制价不符合当下市场。酒店采购产品的价格受市场、政策、原材料等外界环境影响大，不具备参考性的控制价会导致优质潜在供应商不愿投标、项目流标；三是招标采购方案不科学。仅仅公开招标、邀请招标、询价三种方式不能满足酒店采购需求；四是招标采购进度冗长。由于存在项目流标、定价困难、审批流程长等可能性，招标采购的时间是不可控的，可能会赶不上酒店需求。

      实际运营的酒店往往会针对常规性项目分别组建供应商库。这种方式不仅可以节约招标采购成本，简化招标采购流程，解决单一供应商在时间、成本、供货等方面无法满足酒店需求的问题，而且长期合作的供应商具有更大的让利空间，合作更加顺畅。但如何保证科学、公平、择优选取供应商则值得深入研究。

        二、解决对策

      第一，实现采购方式的多样性。引入竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、框架协议采购，简化招标采购流程，缩短部分小标的项目的招标采购周期，减少招标投标成本，提高资金使用效率。丰富的招标采购方式能够增加招标采购行为的灵活性，提高工作效率。

      第二，明确采购需求。采购小组提前进行市场调研，了解产品特点，知悉市场动态，针对采购时可能出现的陷阱提前制定对策，采购需求须在招标采购文件及合同文件中全面体现。酒店要加强内部控制，定期组织人员培训，普及采购流程，提高重视程度。

      第三，科学制定评价标准。与工程项目招标有所不同，货物及服务的招标采购，尤其是酒店行业的采购，大多不以价格主导评价标准，否则将严重影响采购质量，降低酒店档次。对于不同项目类型、背景及特征设置不同评价标准，是酒店方与招标代理方重点关注的问题。只有制定科学的评价标准，才能择优选取供应商。

      第四，健全供应商库全过程管理制度。首先保证供应商库中供应商的流动性。一方面，制定科学的引入方式。第一次公开招标组建供应商库时评价标准采用客观条件，以合格制的方式引入供应商；另一方面，制定科学完善的考核机制，定期对库内供应商进行考核。对由于考核不合格而被移出供应商库的供应商，酒店方及时书面告知其原因。其次是制定科学的评价标准。建议针对同一产品设置不同的品类分级，并告知库内所有供应商，方便后续具体项目实施时使用供应商库。最后，引入采购管理系统，实时监控库内所有供应商情况。

      具体项目实施时酒店方须制定最高限价。对于无特殊要求的一般项目，招标人可向库内所有供应商发出询价函，投标人须在满足招标人所提出的技术要求及品类分级的前提下以书面形式进行合理报价。招标人须选定满足招标人需求的报价最低投标人为中标人。对于有特殊要求的项目，招标人可向库内所有供应商发出邀请函，在需要供应商报价的基础上要求其就特殊需求提出具体方案，后期平行对比选择最佳供应商。假设库内所有供应商均无法满足，招标人有权利通过公开招标等形式择优选取供应商。

      第五，完善采购管理制度。结合自身业务情况及组织结构情况等制定完善的采购管理制度，为酒店采购提供指导性文件。明确采购过程中每个部门的职责，梳理工作流程，保证需求部门能够明确表述采购需求，采购人员能够精准判断采购产品，审批人员能够规范化审批，财务审核部门能有效成本控制。

      第六，做好内部控制。首先，要做好事前控制，落实审批制度，完善审批流程，加强监督力度，建立追责制度；其次，要加强成本控制，分离询价及定价工作，保证预算价和控制价的公正性、客观性及时效性，防止招标采购弄虚作假；再次，要做好质量控制，制定科学的评价标准，建立合适的评审小组，保证所有项目的招标采购都是以“公平、公正、科学、择优”为原则；最后，要做好采购过程控制，签订采购合同前须安排专业人员审查财务、技术、服务、履行合同的能力及信誉，采购过程中审查是否存在徇私舞弊行为，是否合规，对合同内容进行审查，避免有条款对酒店的效益产生不好的影响，对合同金额是否合理、是否存在不平衡报价等再一次审查。

     三、结语

     在城市化进程不断加速的背景下，酒店行业迎来了更多的机遇与挑战。在酒店管理中引入招标采购方式，对于国有投资方，一方面能保证采购质量及酒店品质，另一方面能保证国有资金的规范化使用，保护国家及社会公共利益。酒店须在日常采购过程中不断积累经验，完善采购管理机制，在实践与探索中建立科学、高效、规范的采购制度。

      作者：朱楠青

      作者单位：东南大学土木工程学院，南京工程咨询中心有限公司

      来源：招标采购管理