在实际工作中，不少地方对行政事业单位的车辆耗油实行了“定点”管理，可这些预算单位对其“定点加油”采购业务所进行的会计核算，却普遍显得不够规范，严重地影响了会计信息的编报质量，甚至于有的还产生了某些违纪问题，那么，行政事业单位究竟怎样才能规范核算其“定点加油”的采购业务呢，在此，笔者同大家一起探讨。

    一、实际工作中不少的“定点加油”业务核算办法，不但不够规范，而且还容易导致种种舞弊行为，急需要加以统一规范和完善。大家都知道，“定点采购”是一种特殊的政府采购行为，无论是行政或事业单位的会计制度，还是《政府采购资金财政直接拨付核算暂行办法》都没有对这类新型的采购业务作出具体的核算规定或要求,因而导致了不少采购用户在核算其“定点加油”采购业务时，就很随意，也很简单地凭借“政府采购专户”出具的结算收据将其转给“政府采购专户”的“定点加油”资金列作了采购支出，并就此完结了对该项采购业务的会计核算工作，这样的核算办法，结果连自己也搞不清楚单位每个月实际耗用了多少油料，“加油卡”上还剩下多少油，等等情况，给财务管理带来了诸多的不便；同时，由于这种核算办法是把预付的采购资金一次性就作了支出处理，而不是以“实耗”记账，从而在具体的核算中，就不需要加油站提供的“加油记录卡”，这就导致了采购单位无法控制、掌握到单位实际油料的使用情况,人人都可以凭借与“驾驶员的关系”去拿“卡”加油,甚至于有的驾驶员自己用“卡”去“卖油”，单位也发现不了，直接导致了采购用户油料的流失，反而使“定点加油”措施掩饰了不少的违规问题，因此，笔者认为，各采购用户在核算这类“定点加油”的采购事项时，必须要根据加油站提供的“加油记录卡”上显示的实际加油情况，向加油站索要实耗加油“发票”，并以“加油记录卡”和发票同时作为支出原始凭证，这样一方面可以核算清楚单位实际的耗油费用；另一方面还可以通过对“记录卡”上的加油记录进行审核分析，以进一步防范、遏止“定点加油”过程中的各种舞弊行为，从而更有效地发挥了会计核算对财务支出情况的监督与反映功能，如，每次加油仅有几公升的，一般都是私人的“摩托车”加油，连续几天加油的，甚至于一天加几次油的，一般也有可能存在一些不正常问题等等。

    二、在讨论如何规范核算这类业务之前，还必须要清楚地了解“定点加油”采购资金的运动过程。“定点加油”业务虽是一种新型的采购行为，但，一般都是这样进行操作的，先是用油单位预付采购加油资金，然后，定点的加油站再发给用户一个“加油充值卡”，如，基本上都是用的“IC加油卡”，用户平时就凭“卡”加油，这是一种特殊的政府采购行为，其采购资金一般要顺序经过下列五个环节：一是采购用户先行把采购加油资金转给“政府采购专户”；二是“政府采购专户”将“定点加油”采购资金按有关协议或规定，拨付给定点的石油公司或加油站；三是加油站收款后，向各采购用户发放“IC充值加油卡”等；四是采购用户凭“IC充值加油卡”到定点加油站加油；五是加油站按月为采购用户打印“加油记录卡”及按“实耗”开具税务发票。

    三、对“定点加油”采购业务核算的建议。根据上述加油采购资金的运动过程，采购用户就可以凭借各有关凭证资料，作如下会计分录进行相应的会计核算。

    1、采购用户把“加油”资金转交给“政府采购专户”时的核算。按照《政府采购资金财政直接拨付核算暂行办法》的规定，所有政府采购资金都要由“采购专户”集中后，再直接拨付给供应商，这样，采购用户在转出其采购“加油”资金时，就要作下列会计分录：
   借：暂付款(事业单位记“其他应收款”)──政府采购专户
   贷：银行存款

    2、采购用户在“政府采购专户”拨出采购资金后的核算。大家知道，“政府采购专户”只是一个“按规定”集中采购资金，并按规定或协议的要求“代为拨付”采购资金的过渡性账户，在其为采购用户向加油站支付了采购资金时，由于这时的采购用户还没有向加油站加油，仅管加油站已发给用户一张“IC加油卡”，但加油站仍负有要提供加油的义务，而用户也同时有向加油站索取加油的权利，因此，采购用户在冲销“采购专户”债权往来的同时，必须要对通过“采购专户”支付给定点加油站的预付资金进行债权核算，作如下会计分录：
    借：暂付款(事业单位记“其他应收款”)──ХХХ加油站──IC加油卡
    贷：暂付款(事业单位记“其他应收款”)──政府采购专户

    3、采购用户每月终了都要根据实际加油情况进行费用结算。采购用户在平时是凭加油站的“IC卡”加油的，在月终加油站一般会给每个用户单位打印出一张“加油记录卡”，该卡详细地记录了用户平时的加油情况，用户必须凭此单据索要发票，用以作为实际耗油的支出凭证，作下列会计分录：
    借：经费支出(事业单位记“事业支出”)──基本支出──日常公用支出──交通费
    贷：暂付款(事业单位记“其他应收款”)──ХХ加油站──IC加油卡

    核算到这里，在月终暂付款(或其他应收款)账上，某某加油站明细科目的余额就代表采购用户预付给加油站的资金，也就是“IC加油卡”上结存的油料，这样，单位就可以通过会计核算资料来掌握、控制到“IC加油卡”上采购资金的使用和结存情况了。