除了《政府采购法》规定的，“保存15年”的时间要求外，日常档案管理工作还涉及哪些内容？
 
　　采购文件是采购过程的详细记录，它为采供双方合同履行、纠纷和投诉处理、采购过程监督提供了重要依据。采购文件及与采购活动有关的资料经收集、整理、保存后形成采购档案，保证采购文件及资料的真实、完整是采购档案管理的基本要求。但在实际工作中，重采购，轻档案管理的现象还比较普遍。工作中，要重点在采购资料收集、整理、档案移交、保管、利用、补充和销毁等七个环节抓好管理工作：

采购资料收集完整

　　资料收集要及时 为防止原始资料丢失，在采购项目结束后，采购项目经办人必须及时将采购资料或工作中所形成的各种记录随时收集、整理归档。在每个月的月初，档案管理人员应对照采购编号查对上个月的采购档案是否归档；每年年初，对照上一年度所有采购项目，查对档案是否全部归档，并将归档情况及时上报给主管档案工作的领导。

　　资料内容收集应完整 档案资料收集范围应包括《政府采购法》规定的内容和相关的会议记录。凡在采购过程中形成的与政府采购有关的重要文件资料，即使不是法律法规规定的内容，也必须向档案管理机构移交。有些原始资料需要进入财务档案或由其他部门保管的，应将原件复印，并在复印件上注明原件的存放位置和去处，原件保管单位签字盖章后确认。对多个项目共有的文件资料，由项目经办人按月或季向档案管理人员移交，档案管理人员按年度装订成册。无法补齐资料的要书面说明原因，并向有关负责人报告，在档案中注明。在工作中形成的废纸、复印纸，凡是不需保留的，必须及时销毁，不得随意扔掉。

档案资料分类整理

　　档案书写符合要求 凡需要归档的各种采购原始记录、文件资料必须真实、准确、完整，字迹应工整清楚、图样清晰。书写工具应采用钢笔或签字笔，书写墨水宜用蓝黑墨水或碳素墨水；凡是采用电脑打印的文件，不得随意在行间、字间插字、修改。如确实需要修改的，修改人应在修改处签字或盖章。各种记录本应事先编好页码，记录不当的废页，应保留，不得撕去。书写材料应使用规格统一、质量优良的书写用纸，以便于档案的整理和长期保存。在采购过程中，工作人员要认真检查，凡不符合要求的资料，应及时提醒有关人员更正。

　　档案资料整理装订要规范 政府采购资料收集齐全后，应按档案文件目录顺序整理组卷。整理完成后，立卷人应填写案卷封面、拟写案卷标题，划定档案保管期限，注明密级。在卷首填写归档说明和卷内目录，在卷末填写卷末备考表，案卷标题应文字简明，能确切反映案卷的主要内容。案卷内页按顺序编排页码，内页如遇未留装订边或装订边上有领导批示的，应贴补加宽，保留批示字迹。破损的重要材料及领导的重要批示都要裱糊成张装订归档。另外，资料文字方向尽量一致。如材料大于卷皮的，应按规定折叠，并保持平整、整齐，案卷用线装订，不宜采用铁钉装订。内容太多的则应分册装订，并在档案封面上注明册数，不能装订的采购资料，可放入档案盒或档案袋内归档保存。图纸、照片的立卷，应收集成套，保持完整。同一采购项目有多个合同或多个支付申请的，合同和申请应存放在一个档案中。

档案移交归档及时

　　档案整理完毕后，要及时归档。归档时要严格执行验收和移交制度，验收工作由项目经办科室负责人、档案工作分管领导、档案管理人员负责，验收时应对照卷内目录，查看采购资料是否齐全、文件书写和整理是否规范。符合要求的，由档案管理人员接收，办理接收手续。对采购资料不完整或不符合质量要求的，档案管理人员可拒绝接收。档案移交时，应填写案卷移交记录，履行移交手续，验收人、移交人、接收人分别在案卷移交记录上签字。

档案保管完备

　　所有采购档案必须由档案管理机构或档案管理人员集中保管。采购档案归档后，档案管理人员按采购编号顺序统一编制档案登记号，按年度和档案登记号顺序登记造册建账，依次排放。在保管过程中，档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得私自摘抄、复印或通过电话、传真、计算机网络、移动存储设备等传播档案内容，以确保采购档案内容不失密、不泄密。档案管理机构和管理人员应定期对归档的档案、库房设施及保管条件进行检查，保证采购档案保管良好、账物相符。如发现采购档案霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的，应及时采取措施进行抢救。如遇档案丢失的，应及时报告本单位的有关部门和分管领导，查明原因，采取补救措施，最大限度地减少档案的损失。在保管条件方面，要有专用的、足够面积和存放声像等特殊载体的重要项目的档案库房。

严格档案查阅流程

　　对档案的查阅要建立查阅审批和登记制度。本单位人员调阅档案时，必须填写调阅单，经主管档案工作的负责人批准，在档案管理部门登记后方可查阅。档案查阅登记应记载查阅人、查阅时间、查阅内容、批准人等内容，没有借阅申请或未经批准的，不得查阅。外单位查阅档案，应持查阅单位盖章的介绍信，写明查阅原因和查阅期限，经管理部门主要负责人批准后方可查阅。对贵重的档案资料，除领导特许外，一律不得查阅。查阅档案，一律实行现场查阅，不得将档案带至档案室外。查阅人员在查阅时应爱护档案，严禁在档案上涂改、标记，更不得拆封、调换或转借他人。查阅人应对投标人的商业秘密、开评标情况等需要保密的信息进行保密。对档案内容需要复制的，须经主管档案的领导批准后，由档案管理人员为其复印，并在登记表上注明卷号、页数和复制内容等。凡规定不能查阅和不能摘抄的档案材料，一律不得查阅、摘抄和复印。

　　有条件的单位，可为档案管理部门配备复印、录像和计算机等设备，做到档案复制不出门。档案借阅时，应严格履行审批手续，规定归还期限。归还案卷时，档案管理人员应对档案资料进行认真清点和检查。

资料补充须审批

　　对已归档的采购档案，如有资料需要补充，补充的内容必须经业务负责人和档案管理分管领导的批准后方可补充，在档案中应注明补充内容、补充人、审批人和补充时间等。

档案销毁分状况

　　《政府采购法》第42条和财政部第18号令规定，采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存15年，采购档案保存期满后，可以进行销毁。

　　如何销毁？笔者认为，销毁档案应当严格履行审批手续，禁止擅自销毁档案。需销毁的档案，由档案管理人员提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的名称、卷号、编号、册数、起止年度和应保管期限、已保管期限等内容，报经主管档案的领导和单位负责人审核批准，同时报送上级主管单位和有业务领导关系的当地档案管理机关备案后，方可销毁。销毁档案时，由档案管理负责人指定销毁人、监督销毁人和销毁时间、地点，邀请同级政府财政部门、主管部门和有业务领导关系的当地档案管理机关派员监督销毁。

　　在销毁档案前，监督销毁人应当按照采购档案销毁清册内容仔细清点核对。销毁后，销毁人、监督销毁人应在档案销毁清册上签字。履约未结束的采购档案不得销毁，应当单独保存。单独保存的采购档案，应当在档案销毁清册和采购档案登记表中列明，履约结束后按规定程序进行销毁。 

来源：政府采购信息报