众所周知，我国行政机关和部分事业单位、社会团体的会议经费是国家和地方财政支出的一个组成部分。我们暂且把这一类依靠财政支出并由上述机关、单位和团体举办的会议统称为：政府会议。据粗略估算，近年来，我国财政部门每年用于政府会议经费支出愈百亿元。随着我国财政职能的逐步转变，政府采购事业的积极推进，将政府会议 纳入政府采购主体(即供应商)范畴已经成为各级财政部门下一步的一项重要任务，这也是做大政府采购市场这块“蛋糕”，加快政府财政职能转换的一项有力举措。
当人们开始尝试政府会议采购时，往往会因缺乏对这项工作的认识和经验而感到难以着手。诚然，过去的一段时间里也不乏一些实践者，但他们仅仅是把政府会议简单地 当作一般实物商品来采购，忽略了政府会议自身的特性，因此，在认识和实践两个方面都没有产生应有的反响，也不具有总结和推广价值。
政府会议的特征及采购的难点
一般地讲，政府会议的特征可以列举如下：支出的财政性。政府会议经费直接来源于财政支出；种类的多样性。会议可以分成人大、政协代表大会、司法审判大会、政府部门工作会议、政府机构业务交流会议、政府工作人员学习培训会议等不同种类；举办地选择的灵活性。从较长的一段时期来讲，一个部门或一个单位举办会议都不可能始终固定在一个地方和一个举办地点。等等。上述特征对人们认识政府会议以及会议采购是有一定意义的，但还不够。如果把政府会议特征与会议采购联系起来考察，就会发现政府会议还有一个相当重要的特征：劳务性。这个特征正是区别政府会议采购与一般货物商品采购之所在。会议的劳务性具有无形和有形的双重特点。所谓“无形”，是指它的价值主要体现在“服务”这一功能上，即人们为举办会议需要付出的大量劳动贡献。所谓“有形”，是指会议的整个过程要消耗大量的实物产品，如食品、客房用品、会场设 施等等。所以，会议支出内容既包括对服务人员辛勤劳动付出的报酬，也包含对实物产品消耗的补偿。而实物商品的采购，主要体现为货币形态与实物形态的交换，人们蕴涵在整个商品价值中的劳动价值从直观上往往容易忽略不计了。
事实上，正是会议的劳务性特征，给人们实施会议采购带来了许多困难：会议采购客体(即需求方)需求的多变性。在会议场所选择上采购客体的心理需求往往是求新求奇，希望常变常新；会议产品组成的综合性。会议作为一个完整的产品是由许多分支产品共同组成的，主要有：会场、餐饮、住宿、交通以及良好的服务等要素；会议采购的多目标性。价格并非是会议采购唯一的决定因素，在许多情况下，对服务质量的重视往往可以超过价格高低。此外，会议地点的远近、场地的大小以及新旧程度、内外环境状况、附近景观资源、交通便利条件等等，这些目标强调的次序会因客体需求的不同而不同。实际上会议采购是相当复杂的，它所涉及的制约因素是相当多的。
会议采购的基本原则
如上所述，会议采购不能将其简单化地当成一般实物商品来采购，应当根据其特征来确定几项基本原则，并据此实施具体操作事项。这些原则是：
以人大审定的年度预算支出数作为部门和单位的会议采购经费限额原则。把政府会议纳入政府采购主体的一项主要目标就是要压缩政府会议经费开支。有多少钱，办多少事。会议采购经费规模只能控制在经过人大批准的年度部门预算开支范围内，不得突破。这是一条原则，也是一条纪律。采购主客体各方都应严格遵守。
实行以征求建议与网上公开招标相结合的采购原则。由于采购客体需求的多样性,采购主体的千变万化，技术标准的复杂性和独特性，采购的多目标性，采购量多和情势的急迫性，都会使单一的非网上公开招标采购方法的使用受到限制，不能获得最佳的经 济效益和实现政府采购的最终目标。必须把满足采购客体的基本需求作为整项工作的先 决条件，否则，产品质量再好、价格再低，也不能实现采购客体和政府的期望目标。因此，让采购客体与少数的采购主体事先进行接洽，彼此征求建议，再从中提出“最佳和最后建议”，然后按照公开的评价标准，对那些最佳和最后的建议进行上网评价和比较，选出最能满足采购客体要求的供应商。这样的会议采购将会比较充分满足各方的期望值，才会比较理想。
现阶段实行集中化和分散化的分层采购原则。从理论上讲，集中采购有利于制定和实施统一的采购政策，有利于对高价值和高风险采购进行管理；而分散采购则可以保持低价值和低风险采购的灵活性和采购速度。事实上，现阶段政府采购机构只能做些力 所能及的事情，统揽所有政府会议采购任务是不现实的。通过挑选一部分金额高、影响大、规模大的政府会议作为政府采购目标，把其它大量的、影响次要的、规模较小的、开支不大的政府会议交给所在部门和单位去举办，有利于发挥两方面的优势和积极性，取得较好的效果。将来一旦条件成熟，政府采购机构也可以逐步扩大政府会议采购的范围。
采购过程控制原则。由于会议采购机关无法对会议产品进行事先“测试”，选择评价的技术标准只能来源于参照对象的经验标准和有关部门标准，加上对供应商的实地考察预期，因此，采购风险是客观存在的，加强对采购过程控制是有必要的。除了司法监察部门、社会舆论以及采购机关的直接和间接控制以外，对采购过程控制的主要手段还应该包括以下几项：(1)保证金制度。即要求已列入采购机关名单的供应商必须向采购机关交纳一定数额的保证金，这样才能有效地保证投标者完整准确地履行投标和合约义务和责任。(2)信息反馈制度。 除了要求采购客体根据自身需要及时向采购机关提供会议产品的使用效果信息以外，更重要的还是要求投标供应商自参与投标之时起就必须按规定向采购机关反馈有关 信息，违反该制度的，采购机关将给以相应的处罚，如取消其投标或中标资格，等等。(3) 公告名单制度。对中标的供应商，采购机关有义务在网上以及当地有影响的报纸上刊登 公告，这也是政府采购机关落实“公正、公开、公平”原则的一项重要措施。
地域相对集中原则。采购客体对采购主体所在地域选择的多变性会给采购机关的 工作尤其是会议经费的支付带来很大的困难。从降低采购成本、提高会议经费效率角度 考虑，适当限定会议采购主体地域范围是很有必要的。从中央来讲，以国域为界限比较合适；从地方来讲，以省域为界限比较合适。总之，根据采购机关行政级别或顾及范围 来划定采购主体地域界限是比较可行的一种办法。另外，对在境外举办的会议采购行为国家采购机关应当以专门的采购指令的形式加以规范，以便各地采购机关参照执行。
来源：中国政府采购网
