编者按：

       针对当前高校招标采购信息化建设发展不均衡、信息化制度不完善、未实现全流程招标采购功能等问题，本文对高校全流程电子招标采购建设现状进行分析，提出针对全流程进行顶层设计、完善全流程电子化的制度体系、融入大数据技术等措施，并构建高校全流程电子招标采购管理体系，全面推进高校全流程电子招标采购工作。

高校招标采购工作是高校建设发展过程中的重要一环，如何在新形势下做好高校招标采购工作是高校教育和科研工作顺利开展的重要保障。高校招标采购工作量大、涉及面广、任务繁重，现有的高校招标采购信息平台能够实现项目申报审批、辅助评标等功能，但未能实现全流程线上招标投标，与高校内部其他业务系统也未能有效融合，仍需线下手动操作，为高校招标采购工作带来困难。因此，提高高校招标采购效率，推进高校招标采购工作全流程电子化至关重要。

      一、高校招标采购信息化建设现状

      高校招标采购工作涉及部门众多，采购活动实施时间长，很多高校已建立本校的招标采购信息平台。但各高校招标采购的信息化建设仍处于探索阶段，高校之间信息化建设发展不均衡、信息化制度不完善且全流程电子化功能未建立，高校的招标采购信息化建设还存在诸多问题。

      （一）高校招标采购信息化建设发展不均衡

       目前虽然部分高校已建立招标采购信息平台，但是电子招标投标系统运用未覆盖全部高校。随着信息化发展，部分高校进行创新试点，建立了电子远程开评标系统、竞价系统等，但是这些创新做法覆盖面小，大多数高校只是实现了线上审批、辅助评标等功能，而供应商投标及专家评标仍需线下进行。供应商及专家信息库未做到信息共享，只停留在信息维护层面，学校招标管理部门的专家库和供应商库未能共享到使用部门，均不利于使用部门与潜在供应商进行采购需求完善、询价及谈判等。且采购数据以纸质或电子文档形式存储，未能对数据进行深入分析挖掘。

      （二）高校招标采购全流程管理信息化制度不完善

       招标采购活动涉及面广、专业性强，目前针对政府采购已出台众多相关法律法规，信息化的出现不仅改变了招标采购活动的载体，也对招标采购流程带来重大变革。《“互联网+”招标采购行动方案（2017—2019年）》进一步推进招标采购与互联网深度融合，对电子招标系统的发展提供规划指导，旨在实现各平台协同运行、互联互通、信息共享的核心目标。2021年《政府采购货物和服务招标投标管理办法（修订草案征求意见稿）》有关“鼓励利用数据电文形式和电子信息网络开展招投标活动”也进一步促进电子招标投标的发展，但是上述文件对电子招标投标流程如何规范涉及不多，且针对招标采购全流程电子化未建立相关政策，电子招标投标建设缺乏统一规范和标准，招标采购电子化建设遇到的新问题缺乏政策指导。高校政府采购工作在此背景下也缺乏相应的规章制度，高校招标采购全流程电子化建设“无章可循”。

      （三）高校招标采购缺乏信息化统筹设计思路

        高校招标采购涉及主体众多，对外涉及供应商、评标专家和招标代理机构，对内涉及招标管理部门、使用部门、财务部门、资产管理部门以及审计和监管部门等。全流程工作涉及项目论证立项、采购计划申请、采购预算申报、采购项目实施、合同签订、项目履约验收、资产入库、财务结算付款等多个环节，所涉及平台除校内采购招标平台外，还包括政府采购计划申报系统、采购中心平台、学校OA系统、财务系统、资产系统等。由于缺乏信息化统筹设计思路，各平台系统间交互性不高，协调性不足，各主体、系统之间数据难以共享，部分项目信息仍需人工填录传递，招标采购数据统计形式简单，信息化优势受限。

      （四）高校招标采购电子化建设未实现全流程功能

       高校招标采购全流程电子化建设思路相对滞后，未针对招标采购全流程进行建设部署，在投标文件加密、不见面开标、远程异地评标和电子监管等方面仍然存在不足，且未建立相关配套措施。大多数高校招标采购系统支持项目申报审批，线上发布公告，但全程线上无纸化评标功能未实现，供应商仍需准备纸质文件进行投标，专家仍需到评标现场进行评标，项目后续的合同签订、履约验收、支付管理环节也未做到完全线上。

       二、高校全流程电子招标采购建设对策分析

     （一）做好顶层设计，针对全流程进行总体部署

       高校招标采购管理流程繁琐，风险点众多，应从全局角度出发进行全流程部署设计，将全流程电子招标投标建设融入智慧校园建设中。一方面，促进招标采购信息平台和其他业务系统的融合，形成包括预算管理、采购管理、财务管理、合同管理、资产管理、审计管理等业务一体化系统，解决高校招标采购信息平台的数据孤岛问题，确保招标采购平台与政府采购计划申报系统、学校OA系统、财务系统等的数据对接，实现数据实时交换共享，避免手动信息录入传递，保持学校内数据一致。另一方面，不局限于项目申报审批、信息发布、辅助评标等功能开发，而是针对全业务流程支持电子化，实现采购人在线办理项目申报审批及编制审核发布招标文件、供应商线上投标和开标、专家远程线上评标、合同线上审批归档、资产信息统计、招标材料电子归档等，并使内部审计和纪委监管贯穿全过程，使用户可以随时登录账号进行在线审批查询采购项目信息。

      （二）完善采购制度体系，建设全流程电子化的标准规范

      合理的规章制度是高校招标采购业务顺利实施的依据，随着全流程电子化招标采购平台的发展，统一规范和标准是引导全流程电子招标采购专业化、规范化的重要保障，对促进高校招标采购工作转型升级具有重要意义。高校应结合本校招标采购信息平台，对业务流程进行优化、深化，并广泛征求意见，制定相应的信息平台管理规范和操作手册，并针对各业务流程建立统一规范和标准。落实责任体系，对应全流程电子招标投标的业务流程，明确各参与主体的权利责任，对相关责任人的责任义务、应用范围、应用流程等进行明确规定。同时积极探索信息风险防范机制，加强关键环节控制，对全流程电子招标投标系统建设过程遇到的新问题提供政策指导，完善高校招标采购制度体系。

      （三）融入大数据技术，实现数据互联互通

       大数据技术的发展为招标采购行业带来巨大变革，高校也应积极探索大数据技术在政府采购管理中的应用，以学校招标采购信息平台为基础，积极探索知识图谱、图像识别等人工智能技术的融合，有效提高招标投标、开评标、合同履约等全过程的智能化水平。如在招标文件或投标文件编写过程中，通过自然语言处理等人工智能技术建立范本及标准文件，通过“填空”方式编写及审核文件，实现在线编写、文档智能纠错等功能。或是围绕供应商信息库，利用知识图谱等人工智能技术，对供应商注册报名信息进行自动校验，结合以往投标行为和履约行为进行分类管理，通过对投标文件关键信息的一致性检验，供应商关联分析，识别供应商串标行为，为招标采购提供智能监管。

      三、高校全流程电子招标采购管理体系构建

      根据高校招标采购业务范围和特点，构建高校全流程电子招标采购管理体系，为高校全流程电子招标采购建设提供指导。从全流程无纸化、全过程监管、全材料电子归档、全数据整合角度进行高校全流程电子招标采购管理体系设计。

    （一）管理体系设计原则

      1.全流程管理原则

      将高校招标采购的全流程工作纳入电子招标采购管理体系，包括招标和非招标（单一来源采购、询价、竞争性磋商、竞争性谈判等）的全部方式，从采购计划申请到招标采购材料归档，全程线上进行，使各项业务流程规范流畅。

      2.服务为中心原则

      高校招标采购工作为教育教学事业服务，设计前应充分调研各主体需求，并针对全部用户主体进行工作流程梳理，为用户提供简单便捷的操作界面，实现采购人、评标专家、供应商全流程无纸化参与。同时完善网上商城等快速采购体系，为用户提供全方位的招标采购服务。

      3.智能化原则

      以招标采购平台为基础，积极探索将人工智能技术和大数据技术融合全流程管理平台设计中，使信息化建设逐渐向智能化管理转变。实现文档智能编写及纠错、供应商智能遴选、智能评审等功能，为采购人提供职能决策，有效提升项目计划申请、招标、投标、评标、合同履约验收等全流程的智能化水平。

      4.数据共享原则

      制定统一的数据标准，使各项业务系统充分融合，避免数据孤岛问题，实现跨部门和跨系统的数据实时共享。在招标采购之前，能够通过历史项目数据的跟踪分析，完善招标实施方案，招标采购过程中，实现各环节数据留痕，招标采购结束，进行数据汇总和共享，为学校财务及审计管理提供依据。

      （二）全流程线上功能

       高校全流程电子招标采购管理体系架构依托招标采购信息平台，将线下招标采购全面转化为线上模式，对内与学校各部门对接，强化采购需求部门、资产处、财务处和监督管理部门的参与，对外将采购人、采购代理机构、供应商、评审专家等多方联合，为不同参与方提供针对性服务。主要包括计划与预算管理、项目管理与执行、电子化开评标、供应商管理、专家库管理、合同与档案管理、电子商城管理这7个业务面的全流程线上功能实现（见图1）。

      1.计划与预算管理

      计划管理主要依托采购计划申报系统及校内招标采购信息平台，依据不同项目类型及金额进行采购计划申报、审核以及采购预算的申报、审核，审批通过后方能进行采购。预算管理依托学校财务系统对招标采购项目的预算进行数据共享，确保招标采购项目的预算准确无误。

      2.项目管理与执行

      依托校内招标采购信息平台，针对招标采购项目和非招标采购项目设计相应的项目申请、审核、立项流程，实现采购项目全流程线上审批立项、合同线上审批归档、资产信息统计、招标材料电子归档等，并使内部审计和纪委监管贯穿全过程，使用户可以随时登录账号进行在线审批查询采购项目信息。

      3.全流程电子化开评标

      实现招标、投标、开评标全流程线上进行，依托招标采购信息平台，开发线上投标功能，建设电子评标室，并辅助使用大数据技术开发招标文件、投标文件制作工具及评标工具。采用CA及电子认证服务为投标供应商、专家等参与方提供真实可靠的身份认证。开发投标文件的加密、解密功能，只有到了开标时间，才能进行投标文件解密，避免投标信息泄露。告别线下纸质投标文件投标、人工拆标唱标、评委现场翻阅，开启全流程智能电子化。 

      4.供应商及专家库管理

      通过招标采购信息平台，供应商进行信息注册和项目报名，采购人进行资质审核和信息维护，审核通过后消息自动发送至供应商。同时辅助人工智能技术开发自动校验功能，对供应商注册报名信息进行自动校验，结合以往投标行为和履约行为进行分类管理，通过对投标文件关键信息的一致性检验，供应商关联分析，识别供应商串标行为，实现智能遴选供应商、支持智能评审。建设专家库系统，实现校内外专家自动抽取、短信通知等功能，并实现专家库资源共享，扩展评审专家来源，保证评审专业水平。

      5.合同管理

       招标工作完成进入合同管理阶段，使用部门草拟合同，通过平台上传合同，经使用部门负责人、招标管理部门、合同管理部门审批完成后，申请签字盖章，最终将签署完成的合同上传系统备案。最后，验收付款，根据合同约定的付款方式提交财务打款，上传验收报告和付款情况，完成项目履约备案流程。合同全流程线上审批备案可实现合同快速查找，也便于履约情况跟踪维护。

       6.电子档案管理

       招标采购电子归档管理基于招标采购流程进行设计，招标采购工作全流程线上进行，所有招标材料如项目申请材料、招标文件、投标文件、评标过程材料、中标公告及中标通知书、合同及验收材料等提供一键归档功能，以电子文档的形式进行归档备案。档案管理员对归档材料进行检查核验并进行反馈，确保档案的完整性。项目相关方可根据不同权限进行档案查询、导出和打印。不仅避免了人工整理材料，降低了成本，也便于搜索查阅，全部文档线上备案，利于资源共享。

       7.网上商城管理

       网上商城是高校采购工作的重要补充，通过引入主流厂家、供应商，实现零星物资或办公用品的快捷采购。目前高校依托信息平台可进行网上商城项目的审批立项及采购信息备案，但是网上商城采购项目未能与学校财务系统和资产系统对接，报销及资产入库都需线下进行，应尽快打通招标采购信息平台与财务、资产系统的基础数据的连接，使得网上商城实现全流程线上功能，提高高校采购效率，深化“放管服”内涵。

       四、结语

       本文针对高校招标采购信息化建设过程中存在的问题，提出高校全流程电子招标采购建设对策分析，以完善的制度体系为保障，从全流程角度进行顶层设计，将大数据技术融合到招标采购全流程管理体系建设中，并从全流程无纸化、全过程监管、全材料电子归档、全数据整合角度进行高校全流程电子招标采购管理体系设计，讨论了计划与预算管理、项目管理与执行、电子化开评标、供应商管理、专家库管理、合同与档案管理、电子商城管理这7个业务面的全流程线上功能的实现，以满足新形势下高校招标采购发展需求，为高校教育科研工作提供更加坚实的保障。

       作者：吕 莹

       作者单位：江苏开放大学招投标管理办公室

       来源：《招标采购管理》2023年第2期